I forbindelse med nyhedsbrevet, der udsendes i starten af året, følger også en mødeindkaldelse til årets ordinære generalforsamling, som afholdes inden udgangen af maj måned. Mødeindkaldelsen indeholder typisk et tidspunkt og sted for afholdelse; en dagsorden og nogle praktiske informationer omkring mødet, herunder tilmeldingsfrist og frist for indkomne forslag.